Manuel d’utilisation R-Booking

1. Installation & licence

R-Booking s’installe comme n’importe quelle extension WordPress : depuis Extensions → Ajouter → Téléverser, envoyez l’archive r-booking.zip reçue par email, puis activez le plugin. Un menu R-Booking apparaît dans la barre latérale de l’administration.

Prérequis : WordPress 6.4 ou supérieur, PHP 8.1 ou supérieur. Votre clé de licence, fournie avec l’abonnement, active les mises à jour automatiques et le support. Sans licence active, vos données, vos réservations existantes et le back-office restent intacts — mais les nouvelles ventes en ligne sont suspendues (réservations directes et nouveaux bons cadeaux). Un bénéficiaire d’un bon déjà payé peut toujours réserver.

2. Catégories & services

Tout part de votre catalogue. Une catégorie regroupe des services qui partagent les mêmes créneaux (par exemple « Tandem », « Stage », « Initiation »). Un service est une prestation réservable avec ses tarifs et ses règles.

Créer un service

Dans R-Booking → Services, cliquez sur « Ajouter ». Chaque service définit :

• Nom, description et image — affichés dans le parcours de réservation ;
• Prix total, réparti entre part en ligne (encaissée via Stripe à la réservation) et part sur place (encaissée le jour J) ;
• Jours de disponibilité (par exemple du mercredi au vendredi) et périodes (haute / basse saison, dates de début et de fin) ;
• Assurance report optionnelle, proposée au moment de la réservation ;
• Options (vidéo, photos…) avec leur propre répartition en ligne / sur place.

Passes

Un pass ajuste le tarif d’un service sur une période (promotion saisonnière) ou ouvre des jours normalement fermés. Le montant d’un pass se paie toujours en ligne.

3. Créneaux

Les créneaux se gèrent dans R-Booking → Réservations, sur un calendrier hebdomadaire filtrable par catégorie. Chaque créneau porte une date, une heure de début et de fin, une capacité et un compteur de places réservées. Un code couleur indique l’état : disponible, se remplit, complet.

• Création rapide — bouton « + Ajouter » directement sur une journée du calendrier ;
• Création en lot — générez plusieurs semaines de créneaux d’un coup (jours, horaires et capacité récurrents) ;
• Anti-chevauchement — deux créneaux d’une même catégorie ne peuvent pas se superposer, le plugin le vérifie pour vous ;
• Verrouillage — un créneau verrouillé n’accepte plus de nouvelles réservations en ligne ;
• Complétion automatique — le créneau passe « complet » dès que la capacité est atteinte.

Si vous modifiez l’horaire d’un créneau, les réservations existantes suivent automatiquement et les clients peuvent être prévenus par email.

4. Réservations

Sous le calendrier, la liste des réservations regroupe tout : créneau, service, client, contact, montants et statut. Recherchez par nom, email ou numéro ; filtrez par statut, catégorie, service ou période ; exportez en CSV.

Depuis la fiche d’une réservation, vous pouvez replanifier (changer de créneau), modifier le bénéficiaire, ajouter des notes internes ou ouvrir la commande liée. Une réservation issue d’un bon cadeau affiche le code du bon utilisé.

5. Bons cadeaux

Le module R-Booking → Bons cadeaux couvre la vente, le suivi et l’utilisation.

Vente en ligne

L’acheteur choisit un service, personnalise le bon (bénéficiaire, message), paie en ligne et reçoit un PDF par email. Le code unique du bon (format RBK-XXXXXXXX) permet au bénéficiaire de réserver quand il le souhaite. La durée de validité est configurable dans Paramètres → Bon cadeau (12 mois par défaut, de 1 à 120 mois), et reste ajustable bon par bon.

Prix gelés

Au moment de l’achat, le prix du service, ses options et l’assurance éventuelle sont figés. Si vos tarifs augmentent ensuite, le bon reste valable sans supplément. Le bénéficiaire, lui, ne voit jamais le montant payé.

Personnalisation du PDF

Dans Paramètres → Bon cadeau, un éditeur visuel permet de composer votre PDF : image de fond, textes, couleurs et polices (importez vos propres polices). L’aperçu correspond exactement au PDF généré.

6. Commandes & paiements

Chaque vente — réservation, bon cadeau ou vente comptoir — crée une commande dans R-Booking → Commandes. La commande suit trois axes de montants :

• En ligne — la part payée via Stripe à la commande ;
• Sur place — la part encaissée le jour de la prestation ;
• Total — la somme des deux, avec pour chaque axe le payé et le restant dû.

Le paiement sur place est facultatif : pour tout encaisser en ligne, mettez simplement la part sur place du service à 0 €. R-Booking ne prélève aucune commission sur vos ventes — seuls les frais Stripe s’appliquent aux paiements en ligne.

La liste des commandes

La liste se filtre par statut, par type et par période. Le sélecteur « La période porte sur » décide de ce que cette période mesure : la date de commande, ou la date de paiement — c’est-à-dire le jour où l’argent a bougé. Le second choix donne les totaux encaissé, remboursé et net sur la période, ce que votre comptable attend.

Une adresse email mal saisie par un acheteur se corrige depuis la commande. Si un lien de paiement avait déjà été envoyé, il suit la correction : c’est la nouvelle adresse qui reçoit la suite.

Encaissements

Les paiements en ligne passent par Stripe Checkout (page de paiement sécurisée hébergée par Stripe). Sur place, enregistrez un encaissement en carte, espèces ou autre : chaque transaction est historisée sur la commande. Besoin d’encaisser un solde à distance ? Générez un lien de paiement et envoyez-le par email.

Factures, TVA & avoirs

Générez une facture PDF numérotée en un clic depuis la commande, et envoyez-la par email. Les taux de TVA se gèrent dans Paramètres → TVA : vous composez votre propre catalogue de taux (libellé, valeur, mention légale), rien n’étant pré-rempli ; vous désignez un taux par défaut, puis vous attribuez le taux voulu à chaque prestation, option ou produit. La facture porte alors la ventilation par taux : base HT, TVA et TTC pour chacun. Cette ventilation est figée à l’émission de la facture — modifier un taux par la suite ne change plus un document déjà édité. Si vous n’êtes pas assujetti, cochez « Mon entreprise n’est pas assujettie à la TVA » dans ce même onglet et saisissez la mention à imprimer : les factures cessent alors d’afficher une ligne de TVA.

En cas de remboursement, le remboursement Stripe se déclenche directement depuis la commande, sans ouvrir le dashboard Stripe, et R-Booking crée l’avoir correspondant. Le montant remboursable correspond aux transactions réellement encaissées.

7. Chiffre d’affaires par produit

Sous les indicateurs du tableau de bord, le tableau Chiffre d’affaires par produit répond à une question qu’aucun autre écran ne traite : combien chaque prestation vous a réellement rapporté, tous canaux confondus.

Chaque ligne correspond à une entrée de catalogue et à un canal — réservation, bon cadeau, caisse. Une même prestation vendue de trois façons occupe donc trois lignes, avec ses montants HT et TTC sur la période choisie.

Les groupes

Un catalogue vieillit : la même vidéo finit par exister sous plusieurs entrées, et son chiffre d’affaires réel n’apparaît nulle part. Les groupes servent à les recoller. Créez-en un avec Nouveau groupe, puis glissez-y les lignes par leur poignée — ou déplacez-les au clavier avec les flèches. Chaque groupe affiche son total et sa part du total général.

Ce qui compte, et à quelle date

Seul l’argent réellement encaissé entre dans le tableau : commandes payées, remise promo déduite, remboursements retirés — les paniers abandonnés sont exclus. Une vente est rattachée à la date de sa facture : une vente de janvier remboursée en mars reste en janvier, et un mois clos ne change plus de valeur.

Si des commandes encaissées n’ont pas de facture, elles n’appartiennent à aucune période : le tableau le signale en clair au lieu de les passer sous silence.

Les lignes saisies à la main

Une recette encaissée hors du plugin — une vente en espèces, une prestation facturée ailleurs — s’ajoute avec le bouton + du groupe voulu : libellé, date, montant TTC et taux de TVA. Elle se modifie, se supprime et se déplace comme n’importe quelle ligne, et entre dans les totaux de la période.

Export

Le bouton Exporter produit le tableau tel qu’il s’affiche — mêmes groupes, même période, mêmes totaux — sans refaire le calcul. Les lignes saisies à la main y figurent, et le pied du fichier le précise.

8. Boutique comptoir

R-Booking → Boutique est votre caisse : composez un panier de services, d’options et de produits annexes (gérés dans R-Booking → Produits), appliquez un code promo, choisissez le mode d’encaissement — la commande est créée immédiatement, avec facture à la clé.

9. Codes promo

Dans Paramètres → Codes promo, créez des réductions en pourcentage ou en montant fixe, avec :

• minimum d’achat, nombre d’utilisations maximum (global et par client) ;
• période de validité (dates de début et de fin) ;
• ciblage : tout le catalogue, certains services, catégories ou produits.

Le client saisit son code dans le parcours de réservation ; la réduction s’applique sur la part en ligne et apparaît sur la commande et la facture.

10. Emails automatiques

R-Booking envoie les emails transactionnels aux bons moments, dans la langue du site (5 langues incluses). Les onze modèles se personnalisent dans Paramètres → Emails — objet, texte de prévisualisation, contenu et jusqu’à deux boutons d’action, avec variables dynamiques (nom, date, créneau, montants…).

Recevoir une copie des emails clients

La carte Copie des emails clients de Paramètres → Emails vous fait recevoir une copie de ce que reçoivent vos clients, famille par famille. La copie part dans un message distinct : elle ne se glisse pas dans l’email du client.

11. Google Calendar

Connectez votre agenda dans Paramètres → Calendrier : les créneaux et réservations se synchronisent vers Google Calendar. Votre équipe consulte le planning sur mobile, sans se connecter à WordPress. La synchronisation est différée et robuste : une file d’attente réessaie automatiquement en cas d’indisponibilité de l’API.

Ce qui remonte de Google vers R-Booking

La synchronisation fonctionne aussi dans l’autre sens : un évènement posé dans votre agenda Google ferme les créneaux qu’il recouvre. Seuls les créneaux vides sont fermés — une réservation existante n’est jamais effacée par votre agenda.

Quatre situations sont écartées d’office : les évènements créés par R-Booking lui-même, les évènements annulés, ceux que vous avez marqués « Disponible », et les invitations que vous avez refusées.

Les évènements sur la journée entière et ceux qui débordent sur plusieurs jours forment un cas à part, réglé par la case « Ne pas supprimer mes créneaux pour les événements sur la journée entière » de Paramètres → Calendrier. Elle est cochée à l’installation : par défaut, une journée bloquée dans Google ne ferme donc rien dans R-Booking. Décochez-la si vous voulez l’effet inverse.

L’envoi passe par une file d’attente : en cas d’indisponibilité de l’API Google, les tâches sont rejouées automatiquement, et une tâche interrompue reprend là où elle s’était arrêtée.

12. Portail client

Chaque commande génère un lien sécurisé vers le portail client : le client y consulte sa réservation et peut la replanifier lui-même parmi les créneaux disponibles, selon les règles que vous définissez dans Paramètres → Portail client (délai minimum avant la venue, nombre de replanifications autorisées). Chaque replanification déclenche les emails de confirmation.

Quand la nouvelle date coûte un pass

Si le client vise une date couverte par un pass que sa réservation n’a pas payé — un samedi, pour une prestation vendue en semaine — la date reste choisissable et porte son supplément dans le calendrier. En la confirmant, le client part sur une page de paiement Stripe.

Au retour, sa réservation se déplace et le supplément reçoit une facture séparée, avec son propre numéro et la date du jour : la facture d’origine ne bouge pas d’un centime.

Si la place a été prise pendant le paiement, R-Booking rembourse automatiquement le supplément : la réservation reste où elle était, et vous êtes prévenu comme le client. Un pass déjà payé reste acquis — le client peut revenir sur une date à supplément sans repayer.

13. Intégration au site

R-Booking s’intègre à n’importe quel thème par shortcodes, à coller dans une page :

Les parcours s’ouvrent en modale par-dessus votre page : pas de gabarit imposé, pas de conflit de mise en page. L’onglet Paramètres → Boutons personnalise le style des boutons ; l’onglet Couleur adapte la teinte des parcours à votre charte.

14. Réglages avancés

Le menu Paramètres regroupe douze onglets :

15. Dépannage

Les emails ne partent pas

Vérifiez d’abord l’expéditeur dans Paramètres → Emails, puis la configuration email de votre hébergement. Un plugin SMTP (envoi via votre boîte professionnelle) fiabilise l’envoi. Les rappels s’appuient sur le cron WordPress : l’onglet Système affiche sa santé en temps réel.

Le paiement Stripe échoue

Contrôlez les clés API dans Paramètres → Paiement et leur mode (test ou production). En mode test, utilisez les cartes de test Stripe (par exemple 4242 4242 4242 4242).

Un créneau n’apparaît pas côté client

Trois vérifications : le créneau n’est ni complet ni verrouillé ; le service est actif et disponible ce jour-là (jours et périodes du service) ; la date est bien dans le futur.

Besoin d’aide ?

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